Cosas de chicos

El fabricante de artículos de papelería Tecnografic implementó la última versión de e-Flexware, un software de gestión para Pymes.

Aunque con un presupuesto más ajustado, las 900.000 pequeñas y medianas empresas que operan en el país enfrentan las mismas exigencias de gestión que las grandes corporaciones. Pero el problema no es sólo de tamaño: célebres por sus dificultades de acceso al financiamiento y la capacitación, las pequeñas y medianas empresas también se las deben ingeniar para encontrar sistemas de administración acordes. En el caso de Tecnografic (una fábrica de artículos de papelería escolar y comercial que el año último facturó U$S 7 millones), una mala experiencia con su anterior software de gestión, desarrollado "a medida", puso punto final a un sistema que nunca llegó a funcionar correctamente y que motivó la búsqueda de un producto "enlatado" en el mercado.

Con la simple idea de adquirir una herramienta que administre su negocio sin provocar dolores de cabeza, hace dos años la firma instaló Flexware (sobre plataforma DOS), una aplicación desarrollada por Sistemas Bejerman. Luego de haber implementado varios módulos (Ventas, Compras, Sueldos y Producción), en mayo pasado migró a la nueva versión (denominada e-Flexware), que incorpora base de datos Microsoft SQL Server, tecnología de 32 bits y permite la integración de sus funciones a internet. Fundada en 1979, Tecnografic concentra el 10 por ciento del mercado de cuadernos y compite con empresas como Estrada, Ledesma y Della Pena. La compañía tiene actualmente 85 empleados, y exporta a Paraguay, Bolivia y Uruguay.

Paso a paso

Dispuesto a encarar una nueva etapa en materia de gestión a principios de 1999, Mariano Miranda, director de Tecnografic, recuerda: "Por entonces necesitábamos una solución que nos brindara información confiable, de buena calidad, y contar con el respaldo técnico de una empresa que estuviera plenamente dedicada a este tema. Por otra parte, yo no quería estar más pendiente de que el sistema funcioneo tener que hacerle arreglos constantemente".

La primera implementación de Flexware, en abril del '99, demandó una inversión de U$S 12.800, se extendió durante menos de un mes e incluyó los módulos de Compras, Ventas y Stock. Una vez que la aplicación dio sus primeros pasos, la firma organizó de manera más eficiente sus transacciones comerciales, mejoró el seguimiento de su fuerza de ventas, llevó estadísticas más certeras de su stock y mejoró la calidad de su administración contable. El software se instaló en un servidor (que cuenta con dos procesadores Pentium II de 300 MHz, dos discos [de 4 GB 9 GB] y 128 MB de RAM) al que convergen unas seis PCs. En tanto que el sistema operativo utilizado por la compañía es Windows NT Server 4.0.

En agosto de ese año le llegó el turno al módulo Sueldos y Jonales. "Queríamos tener un sistema integrado de gestión y trabajar en un entorno Windows - justifica Miranda -. Como teníamos en Flexware casi el 90 por ciento de nuestros sistemas de gestión, nos pareció más conveniente continuar con el mismo proveedor. A la hora de contratar el servicio, también tomamos en cuenta el hecho de tener un buen soporte técnico", continúa el directivo.

Temporada Alta

Si toda empresa asigna recursos para que producción y demanda tengan un feliz encuentro, esta receta de manual debería cumplirse sin alteraciones durante las épocas en que los compradores abundan. Tal es el caso de Tecnografic, que, al concentrar el 70 por ciento de su producción anual entre octubre y marzo, durante esa temporada le resulta imperioso afinar el lápiz para calcular rigurosamente la compra de insumos y planificar la producción de su planta.

"Cuando llegaba la temporada siempre ocurría algún problema; principalmente, respecto de la información sobre la cantidad de insumos que teníamos disponibles para fabricar los productos. Por ejemplo, iniciábamos la producción y después nos dábamos cuenta de que para producir determinada cantidad nos faltaba algún material o no teníamos el volumen suficiente", explica Mariano Miranda. Para salvar esa dificultad y planificar esa demanda de insumos, en marzo del año pasado la firma agregó el módulo de Producción, que permite calcular, en función de los pedidos o del presupuesto de ventas, el volumen de materiales necesarios para producir.

"El módulo nos resultó muy útil, porque nos permite efectuar compras en forma medida y trabajar con mayor celeridad, porque en base a esta información solo adquirimos lo que necesitamos y de esa forma no se corta la cadena de producción", señala Daniel de Gennaro, a cargo del área financiera de Tecnografic.

La instalación de este módulo (con un costo de U$S 2.200) se prolongó durante menos de un mes, mientras que, en promedio, esta aplicación suele tomar un plazo de entre dos y tres meses. Según Pablo Berdasco, gerente de la Unidad de Soluciones para Empresas de Sistemas Bejerman, "esta función se aplica a empesas que tienen su producción bien gestionada. En el caso de Tecnografic, la implementación fue rápida porque tenía sus formulas de armado de productos muy claras".

La migración

"La decisión de adoptar la última versión e-Flexware se originó por la necesidad de estar actualizados, tener la base de datos SQL Server y trabajr en el entorno de Windows", señala Mariano Miranda. Si bien Tecnografic practicamente mantiene las mismas funcionalidades del sistema anterior, el directivo agrega que "este sistema es más amigable, nos permite armar estadísticas de una forma más flexible y combina mejor las herramientas de Word y Excel". La implementación se desarrolló entre enero y abril pasados, aunque se retrasó debido a que tuvo lugar durante la época de mayor actividad de la empresa.

"Optamos por trabajar de manera más pausada para no alterar el funcionamiento de la firma. Cualquier problema puede significar perder dos o tres días de facturación; además, los clientes necesitan los productos lo antes posible y no podíamos arriesgarnos a tener una demora", apunta Miranda. La nueva versión (que costó U$S 4.500) agrega nuevas funcionalidades y mejora la capacidad de los módulos. Entre otras novedades, incorpora tecnología OLAP para análisis multidimensional y multivariable, un módulo para desarrollar un sitio de e-commerce, mejora la interfaz a nivel visual y tiene mayor capacidad de almacenar información.