No muchos pintores de brocha gorda deben conocer lo crítico que resulta el stock en el mercado de consumo masivo. En cambio sí saben que en caso de no encontrar el color o el tipo de material que buscan y necesitan, caminarán por otros locales hasta dar con él. Este factor desencadenó, en Pinturería García, la migración del software de gestión Key Soft (de la firma nacional Asistencia General en Informática –Agisa-) al e-Flexware (del también argentino Sistemas Bejerman), para evitar que en su casa central y 14 sucursales de La Plata y el Gran La Plata se acumularan productos en los estantes o faltaran otros y se produjera la media vuelta del comprador.

En cambio, cuya implementación estaba en sus últimos pasos al cierre de esta edición, demandó una inversión de U$S 80.000, poco más del 11 por ciento de facturación que en 1997 rondó los US$ 680.000, con 1,6 millón de litros de pintura vendidos.

El contador Osvaldo Cacace, líder del proyecto y contador externo de la firma, aclara que todavía no analizaron el retorno de la inversión, pero insiste en que será fundamental para lograr información que permita reponer por cada unidad vendida y no a través de estimaciones de ventas mínima y máxima.

Contra la hiper

Gerardo García, socio y director de la firma junto a su padre Francisco, recuerda que la empresa nació como pinturería en 1980. Hasta ese momento era una ferretería fundada por sus abuelos en la calle 32 y 121, en La Plata. "Por aquella época se separó en el país la venta de pinturas de la ferretería", recuerda Cacace. Nueve años más tarde, los locales de la empresa sumaban cuatro; ocho en 1992, y, desde entonces, dos más por cada año calendario hasta llegar a las actuales 14 bocas de expendio ubicadas en Brandsen, Berisso, Villa Elisa, La Plata y el Gran La Plata. Según explican miembros de la asociación que agrupa a los comercios del sector, García es una de las cuatro grandes pinturerías de la ciudad, "pero es difícil cuantificar el market share por la participación de los pequeños negocios". A la par del crecimiento –e hiperinflación del ’89 mediante-, la firma construyó un depósito central, al tiempo que desarrollaba herramientas de IT para tener información en cada punto de venta.

"En determinada sucursales –recuerda Cacace- había un stock muy grande de pintura que faltaba en otras. Así nace la idea de concentrar todo en un depósito central, desde el cual manejar la política de compras y hacer la distribución en vehículos propios a cada una de las sucursales, lo que antes ejecutaba cada proveedor."

García cambió entonces su política de inventario, compras y stock, y contrató Key Soft, que fue utilizado hasta el ’98 en la versión 9.4. El software –montado sobre un servidor clon de 166 MHz MMX, un disco de 2 GB y 33 MB de memoria RAM- se alimentó de la información que cada día llegaba a la casa central vía módem desde las sucursales, y se volcaba a una base datos con un motor Btrieve. "Fue un sistema que nació como enlatado, y a medida que la empresa fue creciendo hubo distintos requerimientos por nuestra parte. El sistema trató de adaptarse, pero hoy no responde a las necesidades; en particular, a las de información", explica Cacace. El ejecutivo detalla que el "sistema de contabilidad está desconectado del resto de los sistemas. Y es un esfuerzo importante el llevar la contabilidad al día. Por otro lado, carece de una información de gestión". El ingeniero Luis Aguilar, director comercial de Agisa, prefiere evitar la polémica con quién considera un "buen cliente", y asegura: "Respetamos la visión del cliente, pero no la compartimos. Les ofrecimos nuestras nuevas versiones client/server y Windows, pero ellos no podían esperar la salida al mercado".

Según Cacace, "el motivo por el cual buscamos el cambio es precisamente poder unificar todos los circuitos administrativos con los circuitos de venta". Tras aclarar que tenían información suficiente en cada módulo, Cacace insiste en que no podían consolidarla, por ejemplo, en el rubro de conciliaciones bancarias y tarjetas de crédito. La información llega a la casa central de La Plata vía módem a una velocidad de 28,8 kbps todos los días, después de las 19:30, cuando cierra cada sucursal. Los empleados de cada comercio generan archivos que, por la noche, son "llamados" a la base de datos y luego se consolidan en un listado que se emite a las 6:30 y que permite que, en tres horas, se preparen las reposiciones de stock.

Stockear y dar de nuevo

En septiembre del año pasado, Cacace le planteó a su cliente García la necesidad de cambiar de software de gestión. Y, si bien analizaron una demo de Buenos Aires Software, la elección recayó en el producto de Bejerman, porque Cacace ya lo conocía por haberlo utilizado con otros clientes. "Yo tengo experiencia en otros clientes del estudio que trabajan con algunas otras empresas de soft, y siempre encuentro el problema en el servicio de posventa", comenta el contador, al tiempo que recuerda haber padecido dificultades en García por tener un solo responsable de la cuenta en Agisa.

La implementación de e-Flexware supuso un presupuesto inicial de U$S 70.000, que finalmente llegó hasta los U$S 80.000. El hardware –que se llevó U$S 10.000- hizo llevar cada una de las PCs (clones) a Pentium 166 y migrar del sistema operativo MS-DOS a un entorno Windows. Nicolás Costa, del estudio Lunch –representante en La Plata de Bejerman y responsable de la capacitación de 55 de los 66 empleados de García-, detalla que los módulos implementados con cuentas corrientes, deudoras y acreedoras; ventas; compras; control de stock; finanzas; estadísticas de ventas y compras; IVA; pedido de clientes y presupuesto financiero.

Cacace explica que el proceso de implementación se demoró más de lo previsto porque e-Flexware "tiene una política de inventario única por artículos, y nosotros necesitamos hacerlo por cada artículo".

Otro factor que atrasó la migración fue la flexibilidad de la base de datos con la que contaba la empresa, que alcanza los 400.000 registros. "Se nos hizo muy pesada la carga de datos", admite.

En García analizan los cambios desarrollados en una década. "Hemos mejorado la venta a crédito, toda la presencia y la imagen de los negocios y la visión del marketing del personal de ventas; pero creemos que lo fundamental es racionalizar el stock", insiste Cacace una vez más.