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Sistema
Flexware®
para D.O.S.
Cómo
registrar distribución de gastos por centros de costos.
FLEXWARE®
permite efectuar distribución de gastos por centros de costos, a
partir de registración de comprobantes de compras, movimientos de
fondos y pagos varios.
Para
ello, será necesario disponer del Sistema de Contabilidad General
provisto por Sistemas Bejerman S.A.
Luego
de exportar asientos desde FLEXWARE® al Sistema
de Contabilidad General, podrán emitirse desde este último, informes
en los cuales se detallan el total de gastos para cada uno de los
centros de costos, facilitando así la Contabilidad de Costos, evolución
de desempeño u otros fines semejantes.
Se
detalla a continuación los pasos a seguir en el Sistema de Contabilidad
General, a fin de poder informar a distribución por centros de costos
en el Sistema FLEXWARE®.
Para
ello, acceder a las siguientes opciones:
| Menú
General |
|
|
Ä
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Actualización
del Drive de archivos |
Ante
la consulta ‘Utiliza tipos de costos/centros de costos’
indicar que se utilizará centros de costos, marcando esta opción
con la barra espaciadora. Esta parametrización permitirá la distribución
de los importes de las cuentas, de acuerdo a porcentajes indicados
en el Plan de Cuentas.
-
Definir
los Centros de Costos que, asignados porcentualmente a las cuentas
del Plan de Cuentas, permitirá emitir los informes distribuyendo
los importes registrados en cada una de las cuentas según el
porcentaje de pertenencia a cada Centro de Costos, y luego agruparlas
por este criterio.
Por
ejemplo, la cuenta de Energía Eléctrica de Producción puede asignarse
a tres Centros de Costos:
ADMI
Administración 20 %
COME
Comercialización 30 %
PROD
Producción 50 %
Para
realizar el alta de Centros de Costos, acceder a las siguientes
opciones:
| Menú
General |
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Ä
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Actualización
de archivos |
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Ä
|
Tablas |
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Ä
|
Centros
de Costos |
Se
desplegará una pantalla similar a la siguiente:
Se
deberán ingresar los siguientes datos:
Tener
en cuenta que el Sistema FLEXWARE® permite modificar
la apertura por Centros de Costos para los ítems (artículos o
conceptos) que se ingresen en un comprobante de compras, para
las aplicaciones varias que se indiquen en la registración de
un pago vario, o para las aplicaciones varias, orígenes varios
y cajas que se indiquen como aplicación de un movimiento de fondos.
Esto es posible, si a la cuenta contable asignada a los artículos,
conceptos, orígenes varios, aplicaciones varias o cajas utilizadas,
se le ingresó distribución por centros de costos.
Para
asignar tal distribución, acceder a las siguientes opciones:
| Menú
General |
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Ä
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Actualización
de archivos |
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Ä
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Plan
de cuentas |
En
la opción Centro de costos, indicar los códigos de centros de
costos (o seleccionarlos de la ventana que se presenta con <F2>)
y los porcentajes pertinentes.
La
distribución puede hacerse entre varios o ningún Centro de Costos,
y la suma de los porcentajes asignados puede ser inferior al 100%,
pero nunca superarlo.
 Nota:
Si
la distribución varía notablemente para cada registración del gasto,
o bien, en algunos casos no se debe indicar distribución para algún
centro de costos en particular, asignar cero como porcentaje de
distribución para cada uno de los centros. De esta forma, se podrá
modificar el porcentaje en el Sistema FLEXWARE®, y la registración
podrá realizarse en forma más ágil.
Nota:
Esto
es necesario si los comprobantes de compras se exportan al Sistema
de Contabilidad General a partir del Sistema Iva Ventas/Compras.
Para
ello, acceder a las siguientes opciones:
| Menú
General |
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Ä
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Actualización
de archivos |
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Ä
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Asientos
predefinidos |
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Ä
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Asientos
automáticos |
Ingresar
los siguientes datos:
-
Código
de asiento automático: Se deberá informar "999".
-
Descripción:
"C. de costos"
-
Concepto
(leyenda global del asiento): "Centros de costos"
-
Desde/hasta
cuenta: Se puede informar una cuenta cualquiera, se utilice
o no para ésta, distribución por centro de costos. No se
puede ingresar una cuenta que no recibe asientos
-
Leyenda
del movimiento (optativa): No ingresar.
-
Importe
correspondiente a los movimientos del rango de cuentas indicado:
Seleccionar entre las alternativas presentadas, "Se
ingresa".
Se
detalla a continuación los pasos a seguir en el Sistema FLEXWARE®
para registrar distribución por centros de costos.
Las
posibilidades para informar tal distribución son las siguientes:
Acceder
a las siguientes opciones:
| Menú
General |
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Ä
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Compras |
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Ä
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Comprobantes
recibidos |
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Ä
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Registración |
Al
ingresar como detalle del comprobante un artículo o concepto que
tenga asignada como imputación una cuenta contable a la que se
indicó apertura por centros de costos, se presentará una ventana
con los centros de costos asignados a dicha cuenta en el Sistema
de Contabilidad General, y los porcentajes informados para cada
uno de ellos.
Se
podrá modificar los porcentajes presentados para los centros de
costos, dar de baja los informados, e ingresar otros.
Acceder
a las siguientes opciones:
| Menú
General |
|
|
|
|
|
Ä
|
Compras |
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|
| |
Ä
|
Pagos |
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| |
|
Ä
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Pagos
Varios |
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|
Ä
|
Ingreso |
Al
efectuar un pago vario, sólo se pueden registrar movimientos de
fondos cuya aplicación sea "Aplicaciones varias".
Si
la aplicación varia ingresada en el movimiento tiene asignada
como imputación una cuenta contable a la que se indicó apertura
por centros de costos, se presentará una ventana con los centros
de costos asignados a dicha cuenta en el Sistema de Contabilidad
General, y los porcentajes informados para cada uno de ellos.
Se
podrá modificar los porcentajes presentados para los centros de
costos, dar de baja los informados, e ingresar otros.
Acceder
a las siguientes opciones:
| Menú
General |
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|
|
|
Ä
|
Finanzas |
|
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| |
Ä
|
Movimientos
de Fondos |
|
| |
|
Ä
|
Ingreso |
Si
como aplicación del movimiento de fondos, se selecciona una aplicación
varia, un origen vario o una caja cuya imputación contable corresponde
a una cuenta a la que se indicó apertura por centros de costos,
se presentará una ventana con los centros de costos asignados
a dicha cuenta en el Sistema de Contabilidad General, y los porcentajes
informados para cada uno de ellos.
Se
podrá modificar los porcentajes presentados para los centros de
costos, dar de baja los informados, e ingresar otros.
Nota:
Lo
habitual es asignar cuentas con distribución por centros de costos
para aplicaciones varias, y no para orígenes varios y cajas, ya
que en un movimiento de fondos, un origen vario se usa en la aplicación,
para registrar anulaciones o ajustes de orígenes varios, y "cajas"
ingresado como aplicación, representa un ingreso de fondos, y no
un gasto.
Se
detalla a continuación, cómo efectuar la exportación de asientos
al Sistema de Contabilidad General.
Nota:
Tener
en cuenta que la distribución por Centros de Costos no queda reflejada
a través de listados del Sistema FLEXWARE®, sino que se deberá efectuar
la exportación al Sistema de Contabilidad General, y emitir informes
a través de este último.
El
procedimiento no varía en relación a trabajar sin centros de costos.
Se
deberá acceder a las opciones: MENU GENERAL / CONEXIÓN CON OTROS
SISTEMAS / EXPORTACION A CONTABILIDAD GENERAL / GENERACION DE
ASIENTOS.
El
procedimiento no varía en relación a trabajar sin centros de costos.
Se
deberá acceder a las opciones: MENU GENERAL / CONEXIÓN CON OTROS
SISTEMAS / EXPORTACION A CONTABILIDAD GENERAL / GENERACION DE
ASIENTOS.
Se
presentan aquí dos posibilidades:
-
Si
la exportación al Sistema de Contabilidad General de asientos
generados a partir de comprobantes de compras, se realiza
a partir del Sistema FLEXWARE®, el procedimiento
no varía en relación a trabajar sin centros de costos.
Se
deberá acceder a las opciones: MENU GENERAL / CONEXIÓN CON OTROS
SISTEMAS / EXPORTACION A CONTABILIDAD GENERAL / GENERACION DE
ASIENTOS.
-
Efectuar
la exportación desde el Sistema Iva Ventas/Compras en su
forma habitual. No se detallará distribución por centros
de costos.
-
Realizar
la exportación de asientos de Centros de Costos. Este paso
complementa el punto anterior. Los pases correspondientes
al Debe y el Haber serán iguales, pero en un pase se presenta
distribución por centro de costos, y en otro no.
Para
realizar este proceso, se deberá acceder a las opciones: MENU
GENERAL / CONEXIÓN CON OTROS SISTEMAS / EXPORTACION A CONTABILIDAD
GENERAL / GENERACION DE ASIENTOS, e indicar que se desea generar
asientos de Centros de Costos.
Ejemplo:
Se
ingresa al Sistema FLEXWARE® un comprobante de
compra correspondiente a un proveedor que tiene asignada la cuenta
Proveedores Varios.
Como
ítem del comprobante se indica un concepto que tiene asignada
la cuenta Energía Eléctrica de Producción. El importe de la factura
es de $100 + IVA: $21.
El
asiento que se genera a partir del Sistema Iva Ventas/Compras
será:
El
asiento que se genera a partir del Sistema FLEXWARE®
será:
Se
detalla a continuación las consideraciones a tener en cuenta al
efectuar importación de asientos desde el Sistema de Contabilidad
General.
El
procedimiento no varía en relación a trabajar sin centros de costos.
Se
deberá ingresar al Sistema de Contabilidad general en su forma habitual,
y acceder a las siguientes opciones:
| Menú
General |
|
|
|
Ä
|
Procesos
Varios |
|
| |
Ä
|
Exportar
/ Importar asientos |
Seleccionar
la opción Importación.
Si
se importan asientos sin distribución por Centros de Costos, los
archivos a importar serán USUARIO1.IMP y USUARIO2.IMP. De lo contrario,
si presentan tal distribución, los archivos serán USUARIO1.IMP,
USUARIO2.IMP y USUARIO3.IMP.
Por
ejemplo, el proceso de exportación de asientos a partir del Sistema
Iva Ventas/Compras, genera los archivos USUARIO1.IMP y USUARIO2.IMP,
mientras que el proceso de exportación de asientos de Centros de
Costos desde el Sistema Flexware, genera los archivos USUARIO1.IMP,
USUARIO2.IMP y USUARIO3.IMP
Ante
la consulta: "Para los asientos en los que no se indicó apertura
por centros de costo, la realiza en forma automática?
De
responder Sí, en caso que se efectúe la importación de asientos
que incluyan cuentas que en el plan de cuentas hayan sido relacionadas
con centros de costos, pero no estuvieran en el archivo usuario3.imp
(no se indicó distribución en el Sistema FLEXWARE®,
o bien, se efectúa una importación de archivos generados a partir
del Sistema Iva Ventas/Compras), el Sistema de Contabilidad General
efectuará la importación distribuyendo automáticamente los importes
de las cuentas entre los centros de costos, en base a los porcentajes
asignados a éstas.
De
responder No, no se efectuará tal distribución
para dichas cuentas.
En
ambos casos, se respetará la distribución indicada en el Sistema
FLEXWARE®.
Se
detalla a continuación los informes sobre centros de costos que
pueden emitirse desde el Sistema de Contabilidad General.
Acceder
para ello a las opciones:
| Menú
General |
|
|
|
Ä
|
Informes |
|
| |
Ä
|
Mayor,
saldos, reexpresión de saldos y balance |
Se
desplegará una ventana similar a la siguiente:
Nota:
En
estos listados es posible excluir asientos automáticos. Si no se
desea listar la distribución por centros de costos, es decir, se
desea emitir un listado ordenado por código de cuenta, es posible
no incluir los asientos correspondientes a centros de costos exportados
desde el Sistema FLEXWARE® indicando Si a la consulta "Excluye
asientos automáticos". Marcar con la barra espaciadora, como
asientos automáticos a excluir, los asientos automáticos "999
– C. de costos".
Acceder
para ello a las opciones:
| Menú
General |
|
|
|
Ä
|
Informes |
|
| |
Ä
|
Listado
de asientos |
Se
desplegará una ventana similar a la siguiente:
Ante
la consulta: "Lista la distribución en los centros de costos"
deberá indicarse Si.
Nota:
Para
una cuenta del plan de cuentas, la suma de los subtotales por centros
de costos, coincidirá con el total de la cuenta sólo si en cada
movimiento su importe fue distribuido en su totalidad entre distintos
centros de costos.
La
eventual diferencia, responderá a importes sin asignar.
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