Sistemas
Bejerman presenta la manera más eficiente
de administrar la información de su empresa,
organización o área de trabajo.
Un
innovador software de Digitalización y Administración
Inteligente de Documentos.
¿Qué
ventajas obtiene incorporando e-Flexware
Documentos?
Rápido
acceso a la información
-
En
sólo segundos y desde su PC puede acceder
al documento que necesita, a través de
su Buscador Inteligente.
-
Permite
la visualización de documentos en simultáneo
por varias personas.
-
Tiene
la posibilidad de agregar anotaciones al documento
sin modificar el original.
La
oficina sin papeles
- Evita
ocupar espacio, medios y otros recursos en el
almacenamiento de archivos.
- Centraliza
y distribuye la información de acuerdo
con sus necesidades.
- Obtiene
un sistema de respaldo de toda la información
almacenada.
Integración
con otras aplicaciones
- Los
procesos de catalogación y de búsqueda
están disponibles como librerías
con interfaz COM, de forma de poder ser utilizados
con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones.
Descripción
del Producto
Captura
de documentos
La
captura de documentos es el primer paso en el proceso
de digitalización de la información.
e-Flexware Documentos
permite digitalizar documentos, de una o varias páginas,
de forma intuitiva y rápida.
- El
proceso de captura y digitalización es
parte integrante de e-Flexware Documentos;
de este modo el usuario, desde el mismo software,
puede controlar todo el proceso de incorporación
de documentos de modo intuitivo, rápido
y uniforme.
- Facilita
el control de resolución, tipo de imagen
y los parámetros propios de cada escáner
(por ejemplo opción doble faz y alimentador
automático para aquellos equipos que lo
soportan).
- Define
documentos simples o multipágina.
- Ofrece
la posibilidad de preseleccionar el área
de escaneo y previsualizar el documento escaneado.
- Permite
guardar los documentos digitalizados en una gran
variedad de formatos de imagen (TIF, JPG, PDF,
PCX, BMP, etc.)
-
e-Flexware Documentos
tiene la capacidad de digitalizar documentos con
cualquier tipo de escáner ya que la interfaz
Twain le asegura compatibilidad universal.
Conversión
de imagenes en texto
Durante
el escaneo de los documentos e-Flexware Documentos
ejecuta un proceso de Reconocimiento Optico de
Caracteres (OCR) que convierte las imágenes
en textos, permitiendo que sean editados desde cualquier
procesador de textos.
Organización
y catalogación de los documentos
Ordenar
los documentos es el paso fundamental que luego permitirá
encontrarlos sin esfuerzo. e-Flexware Documentos
hace fácil tener toda la información
ordenada y clasificada.
- Los
documentos permiten dos métodos de catalogación:
por ubicación en carpetas lógicas
y por asociación de datos definibles o
perfiles.
- Se
pueden catalogar documentos originados en papel
y digitalizados, así como documentos electrónicos
tales como archivos Word, Excel, PDF, Access,
HTML, imágenes, archivos de audio, video,
etc.
- La
catalogación por carpetas lógicas
permite armar un árbol de carpetas que
reproduzca cualquier situación de ordenamiento:
departamentos, cuentas, períodos, armarios,
estantes, etc., y modificarlo cada vez que sea
necesario.
- Simplemente
marcando y arrastrando (drag & drop) el archivo
elegido el usuario ubica el documento en la carpeta
deseada y éste ya quedará catalogado,
pudiendo modificar su ubicación con la
misma facilidad.
- También
permite asociar datos definibles a cada documento
y aprovechar las poderosas herramientas de búsqueda
de e-Flexware Documentos.
- Se
pueden asociar datos de distinto tipo: alfanuméricos,
numéricos, fechas, horas y tablas internas
y externas, y agruparlos en perfiles de acuerdo
con el tipo de documento a catalogar.
- Así,
permite asociar datos tales como: orden de entrada,
fecha de facturación, categoría
de importancia, fecha de vencimiento, etc.
-
e-Flexware Documentos
ofrece
catalogación masiva para acelerar este
proceso.
-
e-Flexware Documentos
se integra a cualquier aplicación que maneja
fuentes de datos ODBC, pudiendo utilizar los datos
de estos sistemas para catalogar los documentos
almacenados. Por ejemplo la tabla de legajos de
su sistema de RR. HH. o la tabla de proveedores
de su ERP.
- Un
mismo documento puede ser catalogado de más
de una forma, permitiendo satisfacer diferentes
necesidades de agrupación y búsqueda.
Indexación
e-Flexware Documentos
permite realizar la búsqueda de documentos
por su contenido, previa indexación de los
mismos. Esta funcionalidad le otorga precisión
a las búsquedas, rapidez en la respuesta y
reduce sensiblemente el esfuerzo para acceder a la
información requerida.
-
e-Flexware Documentos
indexa los documentos catalogados por su contenido.
- También
realiza la indexación automática
por los datos asignados en los perfiles.
- La
indexación se puede hacer sobre documentos
escaneados, archivos de texto y páginas
web (HTML).
- El
proceso de indexado es tan simple como poderoso.
La parametrización del proceso permite,
por ejemplo, elegir la longitud mínima
de palabras a indexar, indicar palabras a excluir
de la indexación y optar por no indexar
números. Esta capacidad optimiza los tiempos
de indexación y el espacio ocupado para
su almacenamiento.
Buscador
Inteligente
El
Buscador Inteligente permite encontrar los documentos
almacenados en forma rápida y fácil.
-
e-Flexware Documentos
posee un potente motor de búsqueda de documentos
que considera todos los atributos para obtener
una búsqueda exitosa.
- Permite
combinar distintos elementos, tales como carpeta,
perfil, datos y palabras clave dentro del contenido
de los documentos.
- También
se puede potenciar la búsqueda utilizando
operadores lógicos para combinar varias
palabras o hacer búsquedas por frases.
Una
vez obtenida la lista con los documentos resultantes
de la búsqueda, e-Flexware Documentos
permite ordenarla por cualquiera de sus atributos.
Visualización
Para
utilizar los documentos escaneados que se almacenan
como imágenes e-Flexware Documentos
cuenta con una completa herramienta de visualización
que brinda útiles facilidades.
-
e-Flexware Documentos
ofrece poderosas funciones de visualización
de imágenes, similares a las de los programas
específicos más utilizados, que
incluyen la posibilidad de: modos de visualización,
funciones de Zoom In/Out, ajustes de imagen, rotación,
etc.
Herramientas
de anotaciones
El
usuario podrá agregar electrónicamente
sobre las imágenes: anotaciones, comentarios,
resaltar texto y aplicar sellos predeterminados, conservando
el documento en su estado original.
- Las
anotaciones y comentarios que se incorporan al
documento son reconocidos por el buscador inteligente
permitiendo, por ejemplo, seleccionar aquellos
que tienen el sello APROBADO.
Workflow
Si
su organización tiene procedimientos que involucran
la revisión y aprobación de sucesivas
personas, e-Flexware Documentos
es la herramienta ideal para ayudar con esta exigencia
(*).
- Permite
definir el flujo de documentos en la empresa estableciendo
circuitos de revisión y aprobación,
con notificaciones por e-mail.
Seguridad
e-Flexware Documentos
fue desarrollado para dar un rápido y simple
acceso a la información, pero sólo a
aquellos usuarios que tengan derechos para hacerlo,
poniendo límites estrictos a quienes no los
tengan.
- La
definición de usuarios y grupos de usuarios,
con conjuntos de derechos similares, permite controlar
el acceso a los procesos de escaneo, catalogación,
visualización, registración de anotaciones,
etc.
- También
permite restringir el acceso a las diferentes
carpetas y documentos catalogados.
- Los
derechos, entonces, pueden asignarse limitando
las tareas que puede realizar el usuario y también
determinando sobre qué documentos o conjunto
de documentos pueden realizar estas tareas.
Acceso
a través de Internet
Los
usuarios autorizados podrán acceder a los documentos
de la empresa, utilizando un browser de Internet y
seleccionando todas las opciones de búsqueda
antes mencionadas (*).
(*)
Consultar disponibilidad.
Integración
con otras aplicaciones
e-Flexware Documentos
es integrable a otras aplicaciones. Esto permite potenciar
el conjunto de las soluciones informáticas
de su organización.
- Los
procesos de catalogación y de búsqueda
están disponibles como librerías
con interfaz COM, de forma de poder ser utilizados
con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones.
- Esto
brinda un mecanismo muy efectivo de integración,
ya que permite catalogar automáticamente
desde otra aplicación y hacer búsquedas
automáticas de documentos.
- También
es posible utilizar, al registrar la información
en los perfiles, tablas de base de datos externas
tales como cliente, proveedor, legajo, despacho,
etc.
Copias
de CD y distribución
En
e-Flexware Documentos
su organización tiene también la herramienta
para enviar información digitalizada y catalogada
aún a aquellas personas que no se encuentren
conectadas al sistema.
-
e-Flexware Documentos
permite generar CD-ROM que incluyan un conjunto
seleccionado de documentos y una versión
reducida del Sistema para la búsqueda y
visualización de los mismos.
- Los
CD-ROM generados pueden utilizarse para distribuir
información tanto dentro de la organización
como a terceros, ya que en esta modalidad se puede
consultar los documentos sin necesidad de tener
acceso al Sistema.
Escalabilidad
e-Flexware Documentos
se ajusta a las necesidades de su organización,
cualquiera sea su tamaño.
- En
sus tres líneas: ONE, ADVANCE y ENTERPRISE,
e-Flexware Documentos
está desarrollado para satisfacer los requerimientos
de organizaciones cualquiera sea su tamaño
y naturaleza.
- Asimismo
permite su implementación en forma departamental
o bien abarcando a toda la organización,
logrando de esta forma que la información
llegue a todos los interesados de forma segura
y económica.
Respaldo
tecnológico
La
amplia trayectoria de Sistemas Bejerman como empresa
productora de software y la condición destacada
de líder en su rubro, respaldan la calidad,
tecnología y funcionalidad de cada una de sus
soluciones informáticas.
Su
capacidad de innovación responde con anticipación
a las necesidades de sus clientes y las demandas del
mercado. Y provee así, productos altamente
confiables, prácticos y eficaces, con la máxima
estructura de servicios profesionales.
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